Rekisterinpitäjä:
Valokuvataiteilijoiden liitto ry
Yrjönkatu 8-10 sisäpiha, 00120 Helsinki
FI10896015
+358 9 612 3344
info@hippolyte.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Henna Harri
Yrjönkatu 8-10 sisäpiha, 00120 Helsinki
+358 9 612 3344
henna.harri@hippolyte.fi
Rekisterin nimi:
Valokuvataiteilijoiden liitto ry:n asiakas- ja sidosryhmätietojärjestelmä. Rekisterin teknisestä toteutuksesta vastaa Gruppo Software Oy.
Yleistä henkilötietojen käytöstä:
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä toukokuussa 2016 voimaan astunutta ja 25.5.2018 alkaen kansallisesti sovellettavaa EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR). Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, joiden käsittely on perusteltua asiakassuhteeseen, sopimuksiin, sivuston käyttöön, lakisääteisiin velvoitteisiin tai henkilön suostumukseen perustuen. Asiakkaalla on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Mitä tietoja keräämme ja säilytämme:
Sivustollamme on käytössä uutiskirjeiden tilauslomake sekä jäsentietolomake, lisäksi keräämme tietoja myös jäsen- ja näyttelyhakuprosessien yhteydessä. Lomakkeiden välityksellä kerätyt henkilötiedot perustuvat aina rekisteröidyn suostumukseen (lomakkeiden käyttäminen on vapaaehtoista). Lisäksi rekisteriin kuuluu Valokuvataiteilijoiden liiton toimintaan liittyvien sidosryhmien yhteystietoja. Tiedot on ryhmitelty Valokuvataiteilijoiden liiton toiminnan ja viestinnän tarpeiden mukaisesti. Sidosryhmät ovat yksityishenkilöitä ja yrityksiä.
Rekisterin tietosisältö:
Henkilötietojen käyttötarkoituksena on Valokuvataiteilijoiden liiton yhdistystoiminnan, yhteydenpidon ja viestinnän toteuttaminen. Henkilötietojen käsittely, rekisteriin syöttäminen ja muutosten tekeminen tehdään Valokuvataiteilijoiden liitossa.
Tietoja voidaan käyttää muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:
– asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
– tuotteiden ja palveluiden toimittaminen
– asiakkaan profilointi ja segmentointi Valokuvataiteilijoiden liiton toiminnan kannalta
– asiakaskyselyt
– viestintä (esimerkiksi uutiskirjeet ja erilaiset kutsut)
– muut vastaavat tarkoitukset
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
– asiakkaan etu- ja sukunimi
– titteli
– organisaatio
– osoitetiedot
– puhelinnumero
– sähköposti
– www-osoite
– tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista
– tietoja asiakkaan maksutapahtumista, alennuksista
– (teos)kuvat
– lyhyt taiteilijakuvaus suomeksi ja englanniksi
– syntymä- ja kuolinaika
Säännönmukaiset tietolähteet:
Yhteystietorekisterin sisältämä tieto on kerätty avoimista Internet-lähteistä tai Valokuvataiteilijoiden liiton sidosryhmiin kuuluvilta henkilöitä itseltään lomakkeiden kautta, puhelimitse, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteriä päivitetään rekisteröidyn itsensä tekemän yhteystiedon muutosilmoituksen perusteella.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
Tietoja käytetään ainoastaan asiakassuhteiden hoitamiseen eikä niitä luovuteta säännönmukaisesti edelleen ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa jäsensivujen tekniseen hallinnointiin liittyvien toimien (esim. palvelimen tai verkkoisivualustan hallinnointi) yhteydessä, maksamattomien laskujen perimiseksi, sekä viranomaisille näiden niin edellyttäessä ja lain salliessa.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle:
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytys ja hävittäminen:
Rekisterin tietoja säilytetään asiakassuhteen säilymisen ajan. Laskutus- ja maksutietoja säilytetään kuitenkin muun kirjanpitoaineiston tapaan. Tarpeettomiksi käyneet tiedot hävitetään turvallisesti.
Evästeiden käyttö:
Voimme käyttää evästeitä (ns. cookie), joiden avulla seurataan kävijäliikennettä ja parannetaan palvelun laatua ja jotka talletetaan käyttäjän tietokoneelle. Evästeiden voimassaoloaika on rajattu, eikä niistä ole vahinkoa käyttäjän koneelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet:
Rekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Rekisteriä säilytetään vain sähköisessä muodossa ja satunnaiset paperitulosteet tuhotaan välittömästi ja asianmukaisesti. Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu ja joita sitoo vaitiolovelvollisuus. Jokaisella rekisterin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Tarkastusoikeus:
Jokaisella on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastusta koskeva pyyntö tulee lähettää omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai esittää henkilökohtaisesti toimistollamme. Pyynnöt tulee lähettää edellä mainitulle yhteyshenkilölle, joka myös vastaa mahdollisiin lisätietopyyntöihin.
Tietojen päivittäminen:
Jäsen voi päivittää nimi- ja osoitetietojaan verkkosivujen jäsensivuilla. Lisäksi jäsen voi ottaa yhteyttä tietojensa päivittämiseksi edellä mainittuun yhteyshenkilöömme.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:
Asiakkaalla on oikeus kieltää hänen tietojensa käsittely markkinointitarkoituksia varten. Tietojen käsittelyn rajoitusta koskeva pyyntö tulee esittää sähköpostitse rekisterin yhteyshenkilölle.
